مدیریت جهاد کشاورزی شهرستان چالوس

چابکی کسب و کار

ندا عبدالهی لاشکی 

چکیده :

       ما در عصری زندگی می کنیم که با تغییرات سریعی همراه است .  پیشرفت و کاربرد گسترده فناوری اطلاعات ، تحولات تکنولوژی ، ریسک فزاینده ، جهانی شدن و  انتظارات خصوصی سازی از ویژگی های  محیطی هستند که سازمان های امروزی با آن مواجه اند برای کسب موفقیت در چنین محیطی  ، چابکی[1] یک مزیت رقابتی می باشد  که سازمان ها را قادر می سازد تغییرات محیطی را به سرعت درک کرده و متناسب با آن رفتار کنند. چابکی با تغییر و بهبود دادن آگاهی ، نگرش ،الگو و  رفتار سازمان ها  نیروی بالقوه مهمی برای سازمان ها در جهت  پذیرش تغییرات و افزایش بهره وری همراه با کاهش هزینه ها  و کسب حداکثر منفعت از تغییرات است . در این تحقیق ضمن بیان تاریخچه و تعاریف مختلف چابکی سازمانی به ضرورت ها و اصول طراحی این سیستم  اشاره نموده و در پایان نیز ضمن بررسی اجمالی چند مدل موجود مدل جامع ژانگ[2] و شریفی را تشریح نموده ایم .

کلمات کلیدی : چابکی سازمان / مزیت رقابتی / انعطاف پذیری / استراتژي های  بنگاه/ مدل ژانگ[3] و شریفی

تاریخچه چابکی

تاريخچة چابكي به دورة ركود صنايع ايالات متحده بر مي گردد. با توجه به ركود صنايع توليدي ايالات متحده و از دست دادن رقابت پذيري در طول دهة 1980 كه به خوبي مستند شده بود، در سال 1990 كنگرة آمريكا تصميم گرفت تا اقداماتي ضروري در اين مورد انجام دهد. در نتيجه كنگره به وزارت دفاع دستور داد تا آژانسي را ايجاد نموده و صنايع توليدي ايالات متحده را با هدف رقابتي تر كردن آنها مورد بررسي قرار دهد. در واقع با مشاهدة اينكه نرخ تغيير در محيط كسب و كار بيشتر از نرخ سازگاري  با محيط مي باشد، گروهي از متخصصان در دانشگاه لي هاي در ايالت پنسيلوانيا، از طرف وزارت دفاع با اين هدف كه چه سيستم و استراتژي هايي در صنعت موفق خواهد بود، گرد هم آمدند تا صنايع توليدي ايالات متحده را مورد بررسي قرار دهند. نتيجة تلاشهاي اين گروه گزارشي دو جلدي با عنوان ((استراتژي بنگاههاي توليدي قرن 21)) بود كه در پاييز 1991 بوسيلة مؤسسة ياكوكا در دانشگاه لي هاي منتشر شد و در همان زمان نام چابك براي آن انتخاب شد.

تعاریف  و مفهوم چابکی

چابکی سازمانی هسته ممیزی در محیط تجاری امروزه که با تغییرات تجاری سریعی روبه رو می باشد ، محسوب می شود.تقریباً 90% از شرکتهایی اجرایی و سازمانهای اجرایی باور دارند که چابکی سازمانی از عوامل حیاتی و بحرانی برای موفقیت سازمانی محسوب می شود. نیمی از مدیران اجرایی و مدیران اطلاعاتی سازمان باور دارند که در فرایند تصمیم گیری تنها سرعت نیست که حائز اهمیت است ولی بر این نکته نیز توافق دارند که سرعت برای بقای سازمانها ضروری است. چابکی می تواند با رشد سود آور همراه شود.تحقیات MIT نشان داده است که  شرکتها و سازمانهای چابک رشد در آمدی سریع تر و بیشتری را دارند.

با توجه به جديد بودن بحث چابکي، تعريفي که مورد تائيد همگان باشد وجود ندارد. محققان بسياري در اين زمينه فعاليت و هر کدام تعاريف متعددي را ارائه کرده اند که در زير تعدادي از آنها آورده مي شود(شهابی ،2006) :
تواناييهاي توليدکننده براي واکنش سريع به تغييرات ناگهاني و غيرقابل پيش‌بيني.
پاسخ پيش کنشي به تغييرات.
 سودآوري از محيط.
 قابليت سازگاري و شکل دهي مجدد سريع.
بهره گيري از تغييرات به عنوان فرصتهاي ذاتي نهفته در محيطهاي آشفته.
 ايجاد سازمان مجازي و استفاده از دانش بازار.
توانايي پاسخگويي موثر به مشتري.
توانايي بقا و پيشرفت در محيطي با تغييرات مداوم و غير قابل پيش بين

چابکي به طور کلي توانايي يک سازمان براي درک تغيير محيطي و سپس پاسخگويي سريع و کارا به آن تغيير است. اين تغيير محيطي مي تواند تغييرات تکنولوژيک و کاري يا تغيير نياز مشتري باشد. واژه «چابک» توصيف گر سرعت و قدرت پاسخگويي در هنگام مواجهه با رويدادهاي داخلي و خارجي سازمان است . (فتحیان، گلچین پور،2006)

هرچند تعاریف متنوعی برای چابکی ارائه شده اما هیچ کدام دیگری را نقض نمی کند و آنچه  همه محققان بر آن اتفاق نظر دارند بقاء و رشد سازمانی، انعطاف پذیری و سرعت در پاسخ گویی به تغییرات محیطی است .

مزایا و علل استفاده از سیستم چابک  

1. از نظر تجاری سریع و رقابتی است.
2. چرخه زندگی کوتاه تولیدات
3. فشار برای کاستن از هزینه ها
4. تجارت نیاز دارد تصمیمات سریعی اخذ کند ضمن اینکه اطلاعات کاملی نیز در دست نیست و نیز در شرایط عدم اطمینان قرار دارند.
5. تغیرات مداومی که در پروژه ها یک نیاز محسوب می شود.
6. 150-80 میلیارد صرف پروژهایی شده است که با شکست مواجه شده اند.
7. 25 تا 40% از هزینه هایی که در پروژه ها هزینه شده است صرف دوباره کاری شده است.
8. 40% از مشکلات با کاربران نهایی پروژه ها بوده است.
9. 60 تا 80% از نقص پروژه ها می تواند به طور مستقیم به ضعف موجود در نیازها، تجزیه وتحلیل ها و مدیریت استناد داده شده است.
10. حدود دو سوم از پروژه های IT با شکست در برنامه های اجراییشان مواجه می شوند یا با هزینه بالاتری از بودجه اعلام شده به انجام می رسند.
11. توسعه نموی با بازخوردهایی که از مشتریان ثابت دریافت می شود.
12. ساختار سازمانی ساده تر
13. روابطی موثر و کارامد
14. ارتباط مستقیم با تمام گروهی که در تحویل پروژه ها فعالیت دارند.( آنی کومار , 2010 )

زیر ساخت های لازم استراتژی چابکی

تحقیقات و مطالعات متنوع صورت گرفته نشان می دهد که سازمان ها  بر اساس تفاوت های سازمانی شان ، زیرساخت های متفاوتی را نیاز دارند . پیتر ویل در سال 2002  ، زیرساخت های لازم را  شامل زمان صرف شده ، هزینه ، رهبری و تمرکز بر خلاقیت می دانست و مراحل ذیل را برای ایجاد زیرساخت های لازم استراتژی چابکی سازمان ها پیشنهاد داد:

• ماهیت انواع استراتژی های چابکی مطلوب و مورد نظر سازمان را توضیح دهید و شفاف سازی کنید.استفاده از سه چهارچوب برای توصیف یک موسسه تجاری- موقعیت ارزشی شبکه مانند تقاضا و عرضه- انواع مبادلاتB2B,B2C – و انواع نو آوری ها مانند بازار یا محصول جدید- بامدنظر قرار دادن این موارد و دانستن اینکه سازمان تمایل دارد به چه سمت و سویی برود، می توان انتخاب های مورد نظر را سنجید و دانست که آیا استراتژی جدیدی مورد نیاز است یا خیر.
• توضیح دادن و شفاف سازی کردن در مورد اینکه زیر ساختهای موجود IT در کدام یک از خوشه ها، توانایی طبقه بندی شدن دارد. پتانسیل های موجود را بررسی کنید و شیوه هایی که منجر به ازدیاد در تقاضا می شود را بیابید.
• مقایسه توانایی های سازمان با نیازهای آینده برای استراتژی چابکی و شناسایی نقاط فشار

پیتر ویل تاکید می کند که با توجه به مشاهدات و مطالعات تمامی سازمان ها  و موسسات به زیرساخت های الکترونیکی نیازمندند و تنها تفاوت هایی در پایه و زیرساخت های فناوری آنها وجود دارد .

اصول طراحي سازمان چابک

تغییراتی که در شرایط بازار بوجود می آید و نوآوری هایی که خلق می شود  و هزینه های جهانی شدن از  دلایل عمده ای هستند که بر محیط تجاری فشار وارد کرده و آنها را نیازمند به چابک شدن می کند. طراحی سازمان چابک نیاز به اصولی دارد که بتواند در جهت پاسخ گویی به تغییرات و پیش بینی تغییرات بهتر عمل کند .
7 اصل طراحی سازمان  اطلاعاتی چابک عبارتند از:  (فتحیان،گلچین پور،2006)

• استراتژي منبع يابي : مجموعه‌اي از تصميماتي بوده که به تعريف و يکپارچگي منابع داخلي و خارجي مي‌پردازد. ابتدا به تشخيص خدماتي که در سازمان بايد انجام شود پرداخته و سپس مسئوليت افراد را به آنان واگذارخواهد کرد.
• مديريت منابع : نقش مؤثري در به‌کارگيري افراد، مهارتها و شايستگيها در جاي مناسب خود دارد و به سازمان در تخصيص درست منابع کمک خواهد کرد.
• شايستگي ها : چيزي که باعث تشخيص بهترين عملکرد‌هاي سازماني است.
• رهبري : در سازمانهاي چابک رهبري کمتر بر روي کنترل دستوري متمرکز است و بيشتر روي آماده سازي، هدايت، اثر گذاري، تفويض اختيار و متقاعد سازي تمرکز دارد.
• نوع فرآيندها: در اينجا تأکيد روي چگونگي انجام کارتوسط سازمان است. به طور کلي تمامي فرآيندها داراي 4 خصيصه کليدي هستند: قابل مشاهده، قابل اندازه‌گيري قابل تکرار، قابل تنظيم.
• ساختار بندي: بيشتر بر ساختار سازماني تمرکز دارد و اينکه اجزاي سازمان چگونه در کنار هم قرار گيرند. يک سازمان چابک داراي ساختار قابل انعطاف است.
• آمادگي تغيير: سهولت پاسخگويي در برابر تغييرات و تقاضاهاي غير قابل پيش‌بيني است.

مدل های مفهومی برای سازمان چابک

یکی از مهم ترین مدل ها ، مدل رامسش هست که  سه ویژگی اساسی را برای سازمان ها در نظر گرفته است ، خروجی ، سیستم حمل و نقل و ورودی ها یا فاکتورهای بازار. اما این مدل مناسب سازمان های تولیدی نیست و بیشتر به صورت تئوریک بکار برده شده است .

مدل دیگر , مدل چابکي سازماني است که عوامل : رهبري ، فرهنگ سازماني ، سيستم پاداش و تامين کنندگان را موثر مي داند. اين مدل که توسط يوسف و همکاران ارائه شده است بيشتر از جنبه هاي مشکلات و نقش منابع انساني و ساختارهاي سازماني بر چابکي تاکيد دارد و حمايت مديريت ارشد سازمان را، عاملی  کليدي قلمداد مي‌كند، اين مدل از مهم ترين مدل‌هاي طرح شده براي چابک سازي درون سازماني محسوب مي‌شود. ديدگاه جديدي که نسبت به چابکي مطرح شده است توسط مدل جين‌ هاي ارائه شده است که اجراي توليد چابک را با استفاده ازيکپارچه‌سازي‌‌، فرآيندهاي استراتژيک و فناوري اطلاعات ممکن مي داند. مدل جين ‌هاي سعي بر چابک سازي سازمان در دو سطح مديريت و تکنولوژي در سازمان دارد . (ابراهيم نژاد ،1385)

یکی دیگر از مدل های جامع برای  رسیدن به چابکی مدل ژانگ[4] و شریفی[5] می باشد  که شامل سه قسمت اصلی  است :

1.محرک های چابکی  : با تغییرات محیط کسب و کار مرتبط و سازمان را در جهت رسیدن به موقعیت های جدید و مزیت رقابتی هدایت می کنند.

2. قابلیت های چابکی : کسب توانایی مورد نیاز برای پاسخ به تغییرات است که خود می تواند به چهار دسته تقسیم شود :

الف : پاسخ گو بودن : توانایی شناسایی تغییرات و پاسخ سریع  به صورت پیش کنش و واکنش

ب) شایستگی : مجموعه ای از توانایی ها که بهره وری  ، کارایی و اثربخشی فعالیت ها را در جهت اهداف سازمان فراهم می کند.

ج) انعطاف پذیری: منظور توانایی ساخت محصولات متنوع و رسیدن به اهداف متفاوت با تجهیزات یکسان است .

د) سرعت :  استفاده از حداقل زمان

شارپ[6] و همکارانش  10 تواناسازنده  را برای سازمان های چابک معرفی کردند ، بنگاه مجازی ، تجارت الکترونیک ، ساخت سریع نمونه اولیه ، توانمند سازی افراد ، بهبود مستمر، افراد چند مهارته ، کارهای تیمی ، مهندسی همزمان ، مدیریت تغییر و ریسک و سیستم اطلاعات یکپارچه کسب و کار را برای سازمان های چابک معرفی کردند.

3. فراهم کننده های چابکی : ابزاری که از طریق آنها می توان به توانایی مورد نیاز دست یافت .

شکل ( 1-1 ) -مدل مفهومی چابک ، اشک زری،1388

سازماندهی عملیات تولیدی در سازمان های چابک

برای تسریع در پاسخ گویی به بازار باید عملیات تولیدی به شرح زیر سازماندهی گردد :

1 – از سیستم های تولید انعطاف پذیر برای تولید محصولات با تنوع زیاد استفاده شود و روش هایی برای کاهش زمان راه اندازی بکار گرفته شود .

2 – محصولات باید مطابق نیاز هر مشتری باشد .

3 – سیستم تولید باید به نحوی طراحی گردد که بتواند حتی یک محصول منحصر به فرد تولید نماید . به عبارتی مشتری به فرایند تولید نزدیک می شود .

4 – از تجهیزات انعطاف پذیر و ماشین آلات عمومی مانند CNC و روبات ها با قابلیت سازماندهی مجدد استفاده شود

5 – از سیستم اطلاعاتی CIM جهت یکپارچه سازی رویه های تولید و فروش استفاده شود . ( متقی , 1388 )

نتيجه گيري

با توجه به تغییرات سریع دنیای کنونی سازمان های عصر حاضر بالاخص شرکت هایی که در صنعت فناوری اطلاعات فعالیت می کنند چاره ای جز چابکی ندارند در دنیای امروزی سازمان ها برای بقاء در دنیای تجارت  ناگذیر به پذیرفتن استراتژی های چابکی هستند زیرا هدف اصلی هر سازمانی رضایت مشتری است  و هرگز نیازهای مشتری ثابت و ایستا نخواهد بود . چابکی[7] یک مزیت رقابتی می باشد  که سازمان ها را قادر می سازد که تغییرات محیطی را به سرعت درک کرده و متناسب با آن رفتار کنند سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغیرات می اندیشند و بدنبال استفاده از فرصت های بالقوه برای رسیدن به  پیشرفت و اهداف خود می باشند . همچنین نکته قابل توجهی که در این تحقیق بدان توجه شده این امر می باشد که چابک و سریع بودن تنها هدف سازمان نیست بلکه سازمان ها اهداف دیگری مانند سود آوری و بقاء در آینده را نیز دنبال می نمایند 

منابع :

• ابراهيم نژاد ، سعد الله و دیگران ، اندازه گيري چابکي سازمانهاي توليدي ، 1385،http://drsayad.blogfa.com/post-1208.aspx
• اشک زری ، محمد، سازمان های چابک ، دانشكده مهندسي صنايع، دانشگاه علم و صنعت ايران، 1388
• شهایی ، بهنام ، بعد انسانی چابکی سازمان ، ماهنامه تدبیر ،سال 17، شماره 175،1385
• فتحیان ، محمد، گلچین پور، مونا، راهکارهای چابکی در سازمان تولیدی ، ماهنامه تدبیر ، سال 17، شماره 175 ،1385
• فرید، داریوش ، طهمورث،رضا، توسعه منابع انسانی راهی برای افزایش بهره وری در سازمان های چابک ،پنجمین کنفرانس بین الملل مدیریت فناوری اطلاعات.،1388
• متقی، هایده ، مدیریت تولید وعملیات ، تهران ، انتشارات کیومرث ، 1388 .

7 – Jeanne W. Ross And et all -Architeccting Agility : How IT Creates Opportunities Sloan school of management-masschousett institute of technology Center for information system research -number 24 –July 2004

8 - Wile.peter and Francisco Gonzalez And Et all It- governance& strategic drivers-agility-synergy-autonomy    - Center for information system research –Sloan school of management-masschousett institute of technology-number 24-july 2007

9- Ross w.Jeanne And et all -Agile project management implementation approach- abrachan  pudusserry- project management reaserch istitue- number 2A-july 2007

10- Jeanne W. Ross, Donna Pitteri, BUILDING A BUSINESS AGILITY PLATFORM . MIT Sloan

Center for Information Systems Research , number 24 , 2007

[1] .Agility

[2] .Zhang

[3] .Zhang

[4] .Zhang

[5] .Sharifi

[6] .Sharp

[7] .Agility